Wpisy

Different clocks on color background. Time management

Jak mieć na wszystko czas – techniki zarządzania sobą w czasie

Mając wiele spraw na głowie nie jest łatwo znaleźć na nie wszystkie wystarczającą ilość czasu. Często nieumiejętnie go wykorzystujemy i poświęcamy swoją uwagę na zadania, które możemy oddelegować lub wykonywać etapami. Zarządzanie sobą w czasie nie należy do najprostszych zadań ale warto podejść do niego z głową. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu staniemy się bardziej produktywni oraz znajdziemy więcej czasu na odpoczynek i regenerację.

 

  1. Get Things Done (GTD)

Metodę tę stworzył David Allen, a polega ona na kolekcjonowaniu spraw i zarządzaniu listami zadań i projektów. Allen opisał ją w książce o nazwie „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity” wydanej w 2001 roku. Z założenia, metoda ta ma na celu zwolnienie z obowiązku pamiętania o wszystkich zobowiązaniach i planach przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej produktywności zarówno w pracy jak i w życiu prywatnym.

GTD podzielone zostało na pięć procesów: kolekcjonowanie, analiza, porządkowanie, przegląd, realizacja. Metoda GTD zyskała na popularności dzięki swojej elastyczności. Obecnie istnieje wiele programów komputerowych czy aplikacji mobilnych, które mogą Cię wspomóc w planowaniu swoich zadań metodą Getting Things Done.

  1. Pomodoro

Metoda ta opracowana została przez Francesco Cirillo w latach 80. XX wieku. Swoją nazwę wzięła od zegara kuchennego w kształcie pomidora. Na czym polega ta technika? Wykorzystuje ona budzik do podziału pracy na 25-minutowe sekcje (tzw. pomodori) i czasy przerw. Opiera się na założeniu, że częste pauzy w wykonywanej pracy mogą poprawić naszą mobilność psychiczną.

Technika składa się z sześciu kroków:
  1. decyzja o tym, jakie zadanie ma być wykonane
  2. ustawienie budzika na 25 minut
  3. praca nad zadaniem
  4. zakończenie pracy gdy zadzwoni budzik, umieszczenie znacznika kontrolnego na kartce papieru
  5. przy mniej niż czterech znacznikach kontrolnych – przerwa (3-5 minut) i przejście do kroku 2.
  6. po czterech pomodoros zrobienie dłuższej przerwy (15-30 minut), wyzerowanie liczby znaczników i przejście do kroku 1.

 

  1. Macierz Eisenhowera

Stosowanie macierzy Eisenhowera do zarządzania czasem pomoże Ci w określeniu priorytetów. Dzięki niej będziesz mógł lepiej dysponować swoim czasem i skupiać się na tym co naprawdę ma znaczenie. Macierz tę stworzył gen. Eisenhower – amerykański dowódca wojskowy, generał armii oraz 34. prezydent Stanów Zjednoczonych.

 

Jak korzystać z macierzy? Segregujemy swoje zadania na cztery kategorie:
  1. ważne i pilne
  2. ważne i niepilne
  3. nieważne i pilne
  4. nieważne i niepilne
Matryca-Macierz-Eisenhowera-co-to-jest-768x542

źródło grafiki: http://zorganizowani.com/produktywnosc/matryca-macierz-eisenhowera-pdf-co-to-jest/

Business.

Zyskaj trochę czasu dla siebie!

Wracasz z pracy, musisz zrobić zakupy, ugotować obiad, posprzątać, wysłać maile, zrobić to, czego nie udało się dokończyć wczoraj… Co z czasem dla siebie – na film, książkę, wyjście do teatru, relaksującą kąpiel, fryzjera… Czujesz, że czas przepływa Ci przez palce? No to pora coś z tym zrobić!

Hanging from the timeW dzisiejszym pędzie i licznych obowiązkach mamy wrażenie, że nie wszystko udaje nam się zrobić na czas, nie mówiąc już o chwili wolnej dla siebie i najbliższych. Zdarzają się też takie dni, kiedy mamy cały dzień wolny i myślimy, że ze wszystkim zdążymy, a pod koniec dnia zostajemy wciąż z bagażem obowiązków… Co robimy źle?

Prawdą jest, że obowiązków nigdy nam nie ubędzie i zawsze będziemy mieć coś do zrobienia, jednak możemy tak zarządzać naszym czasem, aby wszystko szło nam sprawniej. Pamiętajmy jednak, że nie wszystko zadziała na każdego, różnimy się, więc skuteczne metody zarządzania czasem mogą się od siebie trochę różnić. Mimo to, na pewno każdy znajdzie sposób dla siebie, aby wydłużyć sobie tę strasznie krótką dobę! ;)

Rozeznanie

Koniecznie musimy sprawdzić, co nam zabiera najwięcej czasu. W tym celu najlepiej zrobić listę naszych czynności wraz z czasem, jaki na nie poświęcamy. Należy zwrócić uwagę zarówno na to, jak długo daną czynność wykonujemy, jak i na okres kiedy się do niej  przygotowujemy, myślimy nad nią, planujemy. Dzięki temu będziemy mogli sprecyzować, co nam zajmuje najwięcej czasu, czy pewnych czynności nie mógłby zrobić ktoś za nas, czy faktycznie aż tyle cennych minut lub godzin potrzeba, by wykonać to zadanie. Wówczas zobaczymy, które czynności doprowadziły do konkretnych efektów, a które były zupełnie bezproduktywne.

iStock_000018046348Large

Plan

Na koniec lub na początek każdego dnia zróbmy listę obowiązków na cały dzień, który nas czeka. Dzięki temu będziemy spokojni, że o niczym nie zapomnimy, a to zdecydowanie zredukuje nasz stres, którego mamy niemało. Według tzw. zasady Pareto  20% działań przekłada się zazwyczaj na 80% wyników, dlatego planując zadania ustalajmy priorytety, a później zaczynajmy od najważniejszych zadań. Skreślmy też z listy rzeczy, które są naprawdę zbędne – zyskamy wówczas więcej czasu dla siebie. W ustaleniu priorytetów  podziel swoje sprawy na cztery kategorie i realizuj je według odpowiedniej kolejności:

  1. Sprawy WAŻNE i PILNE, czyli te, które niezwłocznie musimy załatwić zważając na konsekwencje w przypadku ich opóźnienia, takie, które zaległy i nie wykonaliśmy ich na czas oraz wszelkie działania wynikające z zaistniałej kryzysowej
  2. Sprawy WAŻNE I NIEPILNE, czyli te, które chcemy zaplanować, które są dla nas ważne, by czemuś zapobiec i odkryć nowe możliwości, a także wpływające na nasza rekreację oraz budowanie wartościowych relacji z innymi. Jednym słowem – przyjemne.
  3. Sprawy NIEWAŻNE i PILNE, czyli telefony, które nie są pilne, sprawy błahe, które za wiele nie zmienią i nic się nie stanie, jeśli je odłożymy na później, oraz spotkania, które nie są konieczne w najbliższym czasie.
  4. Do ostatniej kategorii zaliczają się czynności, które nic nie wnoszą do naszego życia stając się jedynie pożeraczami i złodziejami naszego czasu, np. ciągłe sprawdzanie maili i mediów społecznościowych.

 

 „To, co ważne rzadko bywa pilne, a to, co pilne rzadko bywa ważne.” Dwight Eisenhower

 

7203276Pozytywne nastawienie

Doceniajmy to, co robimy. Chwalmy się za wykonanie kolejnych zadań i potrafmy sobie to wynagrodzić w postaci tego, co lubimy robić. Ponadto spróbujmy umilić sobie czynności, które są naszymi obowiązkami,  dostrzegając ich dobry wpływ na nas np.  „jestem świetny, ponieważ zrobiłem smaczny obiad”, „wyrzucam śmieci, bo spalam wtedy  kalorie biegając po schodach”, „idąc na zakupy mam relaksujący spacer”, „jestem super, bo zamiast oglądać TV uczę się nowego języka”. Takie pozytywne nastawienie sprawia, ze nasze obowiązki nie są dla nast. Takie straszne, robimy je z większą przyjemnością, a dzięki temu także szybciej i sprawniej.  Działanie naszej psychiki potrafi zdziałać cuda!

Do końca

Najlepiej kończyć to, co zaczęliśmy tego samego dnia. W przeciwnym razie wszystko zaczyna się przesuwać i zalegać. Jeśli już nie mamy innego wyjścia, następny dzień zacznijmy od dokończenia spraw z poprzedniego dnia. Dzięki temu szybko zredukuje nam się  lista zadań i poczujemy, że zrobiliśmy krok na przód, a to motywuje do dalszego działania. Tym bardziej powinniśmy też unikać wielozadaniowości, która nas rozprasza i może powodować, ze niczego nie ukończymy i będziemy mieli kilka pootwieranych spraw.  Skupmy się na jednym zadaniu i zrealizujmy je do końca, zanim przejdziemy do kolejnego. Jeśli ktoś przeszkodzi w naszych obowiązkach, przeprośmy i zapytajmy, czy to nie może poczekać aż do ukończenia naszego aktualnego zadania.

 

„Im więcej mamy zrobić, tym więcej mamy czasu.”

 

Przyjaciel ład

Niestety nawet jeśli nie przejmujemy się zbytnio bałaganem, on i tak może sprawić, ze się dekoncentrujemy i zmniejsza naszą produktywność. Mowa tu zarówno o bałaganie wokół naszego miejsca pracy, jak i np. w komputerze. Zwróćmy uwagę, o ile szybciej byśmy odnaleźli rzeczy, których akurat potrzebujemy, gdyby znajdywały się w określonych miejscach lub chociaż w bardziej uprzątniętej przestrzeni.

unnamed

Wsparcie

Nie bójmy się przekazać obowiązków innym. Często wydaje nam się, że my sami najlepiej wykonamy wszystkie nasze obowiązki, jednak czasami nie jesteśmy w stanie wszystkiego zrobić na czas. Zaufajmy innym i poprosimy ich o pomoc w niektórych czynnościach, które oni sami też potrafią zrobić. Warto zaufać drugiej osobie, a samemu z większym spokojem przystąpić do innych działań, w których jesteśmy dobrzy. To zadziała w obydwie strony – my zdążymy ze wszystkim, a inni będą się cieszyć, że mogli nam pomóc i wpłynąć na nasza poprawę humoru.

 

„Najważniejsze jest najbliższe 5 minut. Reszta to wyobraźnia.” Sławomir Mrożek

 

Slow life

Wbrew pozorom próba pracowania jak najszybciej nie przyniesie pozytywnych rezultatów. Śpieszmy się powoli, czyli pracujmy w swoim własnym, optymalnym tempie, a będziemy bardziej skupieni na zadaniach i zdecydowanie bardziej efektywni. Pamiętajmy, że nie da się zrobić wszystkiego! Wiele osób narzuca sobie realizację zbyt wielu rzeczy w zbyt krótkim czasie, a przecież nie jesteśmy maszynami – dbajmy o swoje zdrowie i szanujmy swój czas. :)

11388431_xxl

 

 

 

 Źródła: charaktery.eu, .infakt.pl, polki.pl